Varetelling er mye mer enn bare en rutineoppgave – det er selve pulsåren i enhver vellykket virksomhet. Nøyaktig lagerstyring sikrer god økonomisk helse, forebygger tap, og gir verdifull innsikt i bedriftens drift og lønnsomhet. Denne omfattende guiden gir deg alt du trenger for å utføre en vellykket varetelling.
Hvorfor er varetelling viktig?
Regelmessig varetelling hjelper deg med å opprettholde full kontroll over lagerbeholdningen din. Det er essensielt for å forebygge svinn, oppdage feil tidlig, og sikre at du har riktig økonomisk oversikt. Unøyaktigheter i lagerbeholdningen kan føre til økonomiske tap, dårlig kundeservice og feil beslutningsgrunnlag for innkjøp og salg.
Ved hjelp av varetelling kan du også avdekke interne problemer som tyveri eller administrative feil, og dermed unngå at små problemer vokser seg store over tid.
Les også: Hva koster regnskapsfører for enkeltpersonforetak?
Forberedelser før varetelling
God planlegging sikrer at varetellingen går smidig. Her er noen viktige punkter du bør huske på:
- Planlegg dato og tidspunkt god tid i forkant.
- Informer og involver de ansatte tidlig, slik at de kan forberede seg godt.
- Kontroller at alt nødvendig utstyr er tilgjengelig, inkludert scannere, registreringsskjemaer, datamaskiner og annet nødvendig utstyr.
- Sørg for at lageret er ryddig og organisert på forhånd for enklere gjennomføring.
lese også: Hvor Koster en Regnskapsfører? Prisfaktorer du Må Vite om i 2025
Steg-for-steg: Slik utfører du en vellykket varetelling
1. Organiser lageret
Før tellingen starter, bør lageret være oversiktlig organisert. Dette inkluderer rydding, sortering og tydelig merking av alle varer. Jo bedre organisert lageret er, jo enklere og mer nøyaktig blir selve tellingen.
2. Velg riktig metode
Det finnes flere metoder for varetelling. Du kan velge mellom tradisjonell manuell telling, bruk av håndholdte skannere eller digitale apper og systemer. Vurder hvilken metode som passer best for din bedrift basert på lagerstørrelse, varetyper og tilgjengelige ressurser.
3. Fordel arbeidsoppgavene
For å unngå forvirring og sikre effektivitet bør oppgavene fordeles tydelig blant de ansatte. Lag gjerne små grupper eller par som jobber sammen for å sikre høy nøyaktighet og god kommunikasjon underveis.
4. Utfør tellingen systematisk
Start tellingen systematisk ved å gå gjennom varene én kategori eller hylle av gangen. Sørg for at hver vare blir telt nøyaktig, og at antallet registreres tydelig. Bruk gjerne parsystem hvor én teller og den andre registrerer for å minimere feil.
5. Dobbeltsjekk resultatene
Etter tellingen bør resultatene dobbeltsjekkes nøye for å sikre at ingen varer er glemt eller feiltelt. Dette steget er viktig for å oppdage eventuelle feil tidlig.
6. Registrer resultatene
Så snart tellingen og dobbeltsjekkingen er ferdig, skal resultatene registreres umiddelbart i lagerstyringssystemet ditt. Dette sikrer at du har oppdaterte data tilgjengelige raskt.
Lese også: Norsk Standard Kontoplan i praksis: Eksempler og tilpasninger
Vanlige feil og hvordan unngå dem
- Unøyaktig registrering: Bruk elektroniske verktøy for å minimere menneskelige feil, og sørg for dobbeltsjekking.
- Manglende organisering: Oppretthold orden og struktur på lageret året rundt, ikke bare ved telling.
- Mangelfull kommunikasjon: Sørg for at instruksjonene er klare, og oppmuntre ansatte til å stille spørsmål.
Nyttige verktøy for effektiv varetelling
- Elektroniske skannere
- Programvare for lagerstyring
- Digitale apper for lagerstyring og varetelling
Fordeler med regelmessig varetelling
- Redusert svinn og økonomisk tap
- Forbedret lagerstyring og effektivitet
- Økt økonomisk kontroll og bedre beslutningsgrunnlag
Hvordan bruke resultater fra varetellingen
Analyser resultatene nøye for å finne mønstre eller avvik. Dersom du oppdager problemer, ta grep umiddelbart ved å justere rutiner, øke kontrollen eller implementere nye verktøy og løsninger.
Avslutt med en grundig rapport
Oppsummer varetellingen med en detaljert rapport som inkluderer funn, anbefalinger og konkrete tiltak. Denne rapporten bør deles med hele teamet for å sikre at alle er kjent med resultatene og eventuelle tiltak som må implementeres.
Lese også: Hva er forskjellen på brutto og netto?
Ofte stilte spørsmål (FAQs)
1. Hvor ofte bør man utføre varetelling?
Minst én gang i året, men gjerne hyppigere ved behov eller sesongvariasjoner.
2. Hva gjør jeg ved store avvik?
Utfør en grundig revisjon, identifiser årsaken til avviket og vurder nødvendige endringer i rutiner.
3. Er digital varetelling bedre enn manuell?
Digitale løsninger er generelt raskere og mer nøyaktige, men noen ganger er en kombinasjon av digitale og manuelle metoder best.
4. Må jeg stenge butikken under varetelling?
Ideelt sett ja, for å sikre maksimal presisjon og minimere avbrytelser.
5. Hvor lang tid tar en varetelling?
Tidsbruken avhenger av størrelsen på lageret, men du bør sette av minst én arbeidsdag for grundig gjennomføring.
Oppsummering
En grundig og regelmessig varetelling gir bedriften din et solid fundament for sunn økonomi og effektiv drift. Følg disse stegene og rådene, og du vil oppleve betydelige forbedringer i lagerstyringen din.