Kreditering av faktura er et begrep som ofte dukker opp i regnskapsverdenen, spesielt for bedrifter, regnskapsførere og selvstendig næringsdrivende. Men hva betyr det egentlig å kreditere en faktura? Hvorfor gjøres det, og hvordan påvirker det regnskapet ditt? I denne artikkelen forklarer vi begrepet fra A til Å, med praktiske eksempler og tips.
Hva er en kreditnota?
En kreditnota er et dokument som brukes for å “nulle ut” en tidligere sendt faktura helt eller delvis. Det er altså motsatsen til en vanlig salgsfaktura. Der en faktura krever betaling fra kunden, gir en kreditnota beskjed om at kunden skal få penger tilbake – eller i det minste betale mindre enn først fakturert.
Kreditnotaen viser et negativt beløp og reduserer inntekten som tidligere var ført. Den utstedes når en faktura må korrigeres.
Når brukes kreditering av faktura?
Det finnes flere situasjoner hvor kreditering er aktuelt. Her er de vanligste:
1. Feil i fakturaen
Dersom du har fakturert feil pris, mengde, MVA-sats eller produkt, må du kreditere hele eller deler av fakturaen.
2. Kunden har returnert varer
Dersom kunden returnerer en vare, må den opprinnelige fakturaen reduseres tilsvarende.
3. Avbestilling av en tjeneste
Hvis kunden kansellerer en tjeneste etter at fakturaen er sendt, må den krediteres.
4. Rabatt etter utsendt faktura
Dersom du gir en rabatt i ettertid, bør du kreditere den aktuelle summen.
5. Dobbeltfakturering
Har du ved et uhell sendt to identiske fakturaer, må en av dem krediteres.
Hvordan fungerer kreditering i praksis?
La oss si at du har sendt en faktura på 5 000 kr til en kunde for varer levert. Senere oppdager du at kunden kun skulle betalt 4 000 kr. Du må da utstede en kreditnota på 1 000 kr, slik at kunden kun betaler korrekt beløp.
Kreditnotaen må referere til den opprinnelige fakturaen – enten med fakturanummer eller dato, slik at det er tydelig hvilken transaksjon den korrigerer.
Formelle krav til en kreditnota
En kreditnota er ikke bare et hjelpedokument – det er et formelt bilag som skal oppfylle visse krav etter bokføringsreglene og merverdiavgiftsloven. Den må inneholde spesifikke opplysninger for å være gyldig i regnskapet og for å sikre korrekt rapportering av MVA. Nedenfor finner du en oversikt over alle kravene som bør være på plass når du utsteder en kreditnota.
1. Unik kreditnotanummer
Akkurat som med vanlige fakturaer, skal en kreditnota ha et eget unikt nummer. Nummeret må følge en kronologisk og sammenhengende nummerserie, slik at det ikke oppstår hull eller duplikater i dokumentasjonen.
2. Dato for utstedelse
Datoen kreditnotaen ble opprettet må være tydelig. Dette er viktig for både regnskapsføring og MVA-rapportering, spesielt hvis kreditnotaen gjelder en tidligere periode.
3. Navn og adresse – både selger og kjøper
Fullt navn og korrekt adresse på både utsteder (selger) og mottaker (kunde) må inkluderes. Dette viser tydelig hvem som har sendt kreditnotaen, og hvem den gjelder for.
4. Organisasjonsnummer
Kreditnotaen må vise organisasjonsnummeret til den som utsteder den – og hvis virksomheten er MVA-registrert, skal “MVA” stå etter organisasjonsnummeret.
5. Referanse til opprinnelig faktura
Det må komme klart frem hvilken faktura kreditnotaen korrigerer. Oppgi gjerne både fakturanummer og dato. Dette gjør det enkelt å koble kreditnotaen til den opprinnelige transaksjonen og unngå forvirring.
6. Årsak til kreditering
Det er god praksis å inkludere en kort beskrivelse eller kommentar om hvorfor kreditnotaen utstedes – for eksempel «prisjustering», «feilfakturering» eller «retur av vare».
7. Beskrivelse av varer eller tjenester
Alle krediterte varer eller tjenester skal spesifiseres med en beskrivelse som stemmer overens med det som opprinnelig ble fakturert. Det skal være tydelig hva som trekkes fra, enten det er antall, pris eller spesifikke linjer.
8. Beløp og valuta
Hver varelinje må vise beløpet som krediteres, inkludert eventuelle rabatter. Kreditnotaen skal også spesifisere totalbeløpet og hvilken valuta som brukes (ofte norske kroner – NOK).
9. Merverdiavgift (MVA)
Hvis den opprinnelige fakturaen inkluderte MVA, skal kreditnotaen også gjøre det – og vise korrekt MVA-sats, grunnlag og MVA-beløp for hver varelinje. Summene skal reduseres tilsvarende det som er trukket fra.
10. Sum ekskl. og inkl. MVA
Totale summer skal oppgis både før og etter MVA. Dette gir kunden full oversikt over hva som tilbakeføres.
11. Eventuell betalingsinformasjon
Hvis kunden skal få pengene tilbakebetalt, kan det være hensiktsmessig å inkludere informasjon om kontonummer eller hvordan tilbakebetalingen skjer.
Hvordan bokfører man en kreditnota?
Bokføring av kreditnota gjøres i regnskapssystemet ditt. Dette skjer vanligvis ved at du registrerer kreditnotaen på motsatt måte av den opprinnelige fakturaen. Hvis fakturaen førte til en inntekt, vil kreditnotaen redusere denne inntekten.
Eksempel:
- Faktura på 10 000 kr → Kredit på konto 3000 (salg)
- Kreditnota på 2 000 kr → Debet på konto 3000
Kreditnotaen nuller altså ut en del av inntekten.
Kreditering med eller uten betaling
Kreditering før betaling
Dersom kunden ennå ikke har betalt fakturaen, vil krediteringen enten redusere beløpet kunden skal betale eller gjøre at fakturaen slettes helt.
Kreditering etter betaling
Dersom kunden allerede har betalt, og du krediterer fakturaen i etterkant, må du tilbakebetale kunden – eller gi en kreditnota som kan brukes ved neste kjøp.
Hva skjer med merverdiavgiften (MVA)?
Når du krediterer en faktura, reduseres også MVA-beløpet tilsvarende. Dette er viktig for å unngå å betale MVA for en inntekt du faktisk ikke har fått.
Hvis du for eksempel har fakturert 10 000 kr inkl. MVA, hvorav 2 000 kr er MVA, og du krediterer hele beløpet, må også MVA-en korrigeres med 2 000 kr.
Forskjellen mellom kreditering og betalingspåminnelse
Det er viktig å ikke forveksle kreditering med betalingspåminnelser eller purring. En betalingspåminnelse sendes når kunden ikke har betalt i tide – da krever du fortsatt pengene. Kreditering betyr derimot at du reduserer eller kansellerer beløpet kunden skylder.
Hva med delkreditering?
Du trenger ikke alltid å kreditere hele fakturaen. Du kan kreditere bare én varelinje, én tjeneste, eller et gitt beløp. Dette kalles delkreditering og er svært vanlig hvis bare deler av leveransen var feil.
Hvordan sende en kreditnota?
De fleste regnskapsprogrammer har innebygd funksjon for å kreditere fakturaer:
- Gå inn på den opprinnelige fakturaen
- Velg «Krediter faktura» eller tilsvarende
- Systemet lager automatisk en kreditnota med negativt beløp
- Send kreditnotaen til kunden på e-post eller EHF
Fordeler med korrekt kreditering
- Du får riktig regnskap
- Kunden får korrekt betalingsinformasjon
- Du unngår feilrapportering av inntekt og MVA
- Det styrker tilliten mellom deg og kunden
Vanlige feil ved kreditering
- Å glemme å sende kreditnotaen til kunden
- Å ikke oppdatere regnskapet etter kreditering
- Å kreditere feil faktura
- Å ikke referere til opprinnelig faktura
Unngå disse feilene ved å følge gode rutiner og bruke et pålitelig regnskapssystem.
Kreditering i EHF-fakturaer
Bruker du EHF (elektronisk handelsformat), gjelder de samme reglene. Kreditnotaen må sendes i EHF-format, og referansen til den opprinnelige fakturaen er spesielt viktig i dette systemet.
Les også: MVA-terminer 2025 – Viktige datoer og frister du må vite
Hvordan informere kunden om kreditering?
Et kort og profesjonelt skriv kan følge med kreditnotaen. Eksempel:
“Hei! Vi har oppdaget en feil i fakturaen [fakturanummer]. Vedlagt finner du en kreditnota som korrigerer dette. Har du allerede betalt, vil beløpet bli refundert. Beklager ulempen, og takk for forståelsen.”
Vanlige spørsmål (FAQ)
1. Kan jeg kreditere en faktura som allerede er betalt?
Ja, men du må refundere kunden eller gi dem en kreditnota til bruk ved neste kjøp.
2. Må kunden godkjenne en kreditnota?
Ikke alltid, men det er lurt å gi beskjed slik at kunden vet hva som skjer.
3. Kan jeg kreditere en faktura flere ganger?
Ja, så lenge du krediterer ulike deler. Det er viktig at hver kreditnota har korrekt referanse.
4. Hva skjer med MVA hvis jeg krediterer?
Den krediteres også, og du slipper å betale inn MVA for beløpet som er kreditert.
5. Kan jeg lage en kreditnota uten å ha sendt faktura først?
Nei, kreditnotaen må være en korreksjon av en tidligere faktura.
Oppsummering
Å kreditere en faktura betyr å redusere eller kansellere et beløp som tidligere er fakturert. Det gjøres ved å sende en kreditnota, og det påvirker både regnskap og MVA. Kreditering brukes ofte når det har skjedd feil, ved retur av varer eller avbestilling av tjenester.
